Assistant Gestionnaire Syndic H/F

ALPHEA CONSEIL recrute pour un de ses clients un(e) Assistant(e) gestionnaire syndic en CDI à Montpellier afin d'assister le Responsable pôle syndic dans ses missions au quotidien.


A propos du poste

Rattaché(e) au Responsable pôle syndic, les missions principales sont les suivantes :

Participer aux relations avec les clients (Copropriétaires, Comptable, Locataires etc.), les fournisseurs (avocats, huissiers, assurances, banques, entreprises), les administrations,
Gérer et suivre les bases de données informatiques
Convoquer les conseils syndicaux et les assemblées générales
Saisir les comptes rendus des conseils syndicaux (envoi aux membres)
Accueillir la clientèle au téléphone
Envoyer les procès-verbaux des assemblées générales aux copropriétaires
Participer à la gestion des dossiers sinistres avec le gestionnaire
Sur délégation et contrôle de son responsable, participer à des réunions d’expertise ; gérer le dossier de la déclaration de sinistre jusqu’à la clôture administrative et technique
Envoyer et suivre les rapports de vérifications périodiques réglementaires aux propriétaires
Préparer avec le gestionnaire les commissions de sécurité
Tenir à jour le carnet d’entretien des copropriétés
Mettre à jour le registre des mandats
Gérer les rappels
Organiser les calendriers et emploi du temps en hiérarchisant les priorités, filtrant les appels, et en organisant les réunions et les déplacements
Suivre administrativement les procédures et les modifications des règlements de copropriétés
Sur délégation et contrôle du Responsable pôle syndic, préparer les dossiers juridiques et administratifs
Traiter et transmettre en interne et externe les notes de service, informations, courriers…
Etre en charge du classement et de l’archivage

De formation Bac+2 (BTS, DUT) dans le secteur de l'immobilier et vous justifiez d’une expérience sur un poste similaire de minimum 3 à 4 ans.       

Vous connaissez les bases du droit de la copropriété et la règlementation liée au métier de l’immobilier

Vous êtes très à l’aise avec les outils bureautiques et vous êtes capable d’assurer le suivi administratif de façon organisé, vous planifier et gérer votre temps de travail afin de prioriser les urgences.

Vous êtes doté d’une grande capacité rédactionnelle, vous êtes capable de concevoir et rédiger des courriers et des notes claire et concis.

Vous êtes un(e) bon(ne) communicant(e) et vous maîtrisez les techniques de communication orale et vous êtes capable d’adapter votre comportement en fonction des différents interlocuteurs.

Vous êtes rigoureux(se) et méthodique et votre sens de l’organisation vous permet de respecter les délais imposés par la réglementation tout en assurant une veille documentaire.

Vous avez des capacités relationnelles développées, vous appréciez le travail en équipe mais vous savez également faire preuve de confidentialité et de discrétion au regard des informations traitées.

Vous saurez mettre en œuvre une relation conforme à la culture de l’entreprise et vous assurerez la relation avec les conseils syndicaux, les copropriétaires et également les prestataires de services.

Rémunération : selon profil et expérience

Avantages : ticket restaurant, 13ème mois et participation/intéressement.

Si vous vous reconnaissez dans ce profil et que vous avez le sens du service, n'hésitez pas à nous transmettre votre CV.