Assistant Gestionnaire Syndic H/F

Nous recherchons pour notre client, une société de services immobiliers, un Assistant Gestionnaire Syndic H/F afin d'occuper un poste en CDI à la Grande-Motte. Il y aura certains déplacements sur le site du Grau-du-Roi afin de s'assurer du respect du règlement d'un ensemble immobilier. Vous participerez à la coordination des services quotidiens dus aux résidents, locataires et propriétaires. Vous serez rattaché au Gestionnaire de copropriétés. 

Vos missions : 

*Administratif : 

• Rédiger le courrier et les notes de service
• Enregistrer des contrats de chaque copropriété
• Enregistrer les nouvelles copropriétés (création, saisie des lots et copropriétaires)
• Préparer les dossiers de prêtes collectives copropriétés
• Procéder à l’immatriculation des copropriétés et au suivi des fiches
• Tenir le carnet d’entretien des copropriétés
• Alimenter la GED des copropriétés du portefeuille géré
• Mettre à jour du registre des mandats
• Suivre sur le plan administratif des procédures et des modifications des règlements de copropriétés
• Déclarer les facturations à réaliser pour le compte du cabinet
• Réaliser les demandes auprès des copropriétaires en pré-contentieux (de la mise en demeure à l’information de lancement de la procédure en recouvrement des charges)
• Archiver et classer tous les documents et courriers concernant le portefeuille de copropriétés gérées
• Saisir les RIB fournisseurs

*Relationnel : 

• Remplacer ponctuellement le poste d’accueil si nécessaire
• Accueillir la clientèle au téléphone et en nos bureaux
• Être Présent aux Assemblées Générales afin de réaliser les PV si nécessaire
• Gérer les relations avec les notaires pour les états datés et les ventes
• Informer les fournisseurs en cas de reprise de copropriétés

*Gestion : 

• Gérer les plannings des conseils syndicaux et des assemblées générales en relation avec les Présidents des conseils syndicaux
• Convoquer les conseils syndicaux et des assemblées générales
• Saisir des comptes-rendus des CS – Envoi aux membres du CS
• Gérer l’envoi des PV AG aux copropriétaires
• Gérer les différents agendas
• Gérer des interventions en l’absence du gestionnaire

Salaire selon profil 

Avantages :

• Tickets-restaurant,
• 13ème mois
• Participation/intéressement.

Afin d'occuper le poste d'Assistant Gestionnaire syndic H/F, vous devez être issu d'une formation Bac+2 (BTS, DUT) dans le secteur de l'immobilier et vous justifiez d’une expérience sur un poste similaire d'1 à 2 ans. 

Ainsi, pour effectuer vos missions, voici vos qualités : 

*SAVOIR-FAIRE : 

• Connaître les bases du droit de la copropriété et la réglementation liée au métier de l’immobilier
• À l’aise avec les outils bureautiques, vous êtes capable d’assurer le suivi administratif de façon organisé,
• Planifier et gérer votre temps de travail afin de prioriser les urgences
• Concevoir et rédiger des courriers et des notes claires et concis
• Respecter les délais imposés par la réglementation tout en assurant une veille documentaire.
• Assurer la relation avec les conseils syndicaux, les copropriétaires et également les prestataires de services.
• Maîtrise des techniques de communication orale

*SAVOIR-ÊTRE : 

• Bon relationnel
• Esprit d'équipe
• Rigoureux(se), méthodique
• Faire preuve de confidentialité et de discrétion
• Sens de l'organisation
• Sens du service